I documenti cartacei però sembrano avere capacità diaboliche di riprodursi, di insinuarsi in ogni nicchia dell'attività di ognuno. Tanto che paradossalmente sembra che l'informatica abbia fatto aumentare il volume del cartaceo.

Oggi invece è possibile realizzare una serie di soluzioni per l'archiviazione/gestione elettronica dei documenti, grazie alla quale il documento può essere consultato, riprodotto, manipolato, smistato, spedito, riposto in dossier, trasmesso e ricevuto via fax

il tutto senza toccare un foglio di carta!!!

Si tratta di un sistema "chiavi in mano", composto da hardware e software integrati tra loro e costituiti per la parte Hardware da Sistemi Multifunzione Konica Minolta o Sharp che una volta inseriti in azienda consentono l'archiviazione elettronica di documenti cartacei permettendo la ricerca per campi indicizzati e full-text, sia dalla console che da qualsiasi postazione di lavoro in rete tramite un'interfaccia web.

Archiviare la documentazione negli armadi e' un'attivita' laboriosa e dispendiosa in termini di tempo e di risorse.

In molti casi i documenti vengono lasciati da qualche parte sulla scrivania o in altri casi vengono riposti nell'archivio in modo sbagliato; e' stato calcolato che per il recupero dei documenti le aziende devono sostenere mediamente un costo di € 2000 all'anno. La consultazione dei documenti presenti negli archivi cartacei richiede molto tempo: infatti gli utenti devono recarsi nell'archivio, ricercare manualmente i documenti e tornare nuovamente alla propria postazione di lavoro. Infine, le informazioni non possono essere condivise da piu' utenti contemporaneamente e questo rappresenta un ulteriore limite dell'archivio cartaceo.

La soluzione che proponiamo ai nostri clienti e' un sistema pronto all'uso in grado di acquisire documenti cartacei e di organizzarli in un archivio rapidamente consultabile. Permette di reperire direttamente dal proprio PC informazioni residenti su documenti cartacei e di condividere le informazioni all'interno di un gruppo di lavoro in modo semplice e rapido.

Questa soluzione trova la sua collocazione ideale all'interno di dipartimenti, piccole organizzazioni e gruppi di persone che gestiscono un'attivita' in comune.
Ad esempio si puo' citare l'utilizzo in un dipartimento di controllo credito dove vengono mantenuti gli archivi dei clienti, o un ufficio acquisti dove sono archiviati i dettagli dei fornitori, oppure un gruppo di lavoro composto da persone di diversi dipartimenti che lavorano insieme sui processi di ordine e fornitura.
La IS Copy è a disposizione per studiare con i suoi clienti la soluzione più opportuna e più efficace in ogni singola realtà.