Il futuro dei meeting aziendali parte dall’organizzazione degli spazi multimediali.
Con la pandemia, le abitudini di lavoro sono molto cambiate e le aziende hanno realmente compreso i benefici della digitalizzazione. L’isolamento, infatti, ci ha messi di fronte alla necessità di garantire la continuità del lavoro anche a distanza.
La possibilità di connettersi con i propri colleghi o collaboratori distanti o in smart working, è diventata la nuova normalità.
Da una recente indagine è emerso come le aziende stanno concentrando la propria attenzione sulla riprogettazione del lavoro intesa anche come miglioramento degli spazi e delle tecnologie messe a disposizione dei dipendenti.
Le imprese si sono accorte che necessitavano di un luogo dedicato alle riunioni sempre più smart, funzionale e confortevole. Uno spazio dotato di tecnologie in grado di rendere il meeting un’esperienza di collaborazione gratificante.
Da questa richiesta è stata ideata una sala riunioni smart. In questo luogo i partecipanti, in presenza o da remoto, possono interagire in maniera semplice, aumentando la propria efficienza e produttività.
In questo approfondimento ti racconteremo come allestire una sala riunioni smart e quali sono le tecnologie migliori per rendere questo luogo il fulcro di progetti e confronti sempre più virtuosi e proficui.
Le tipologie di sale riunioni
Per allestire una sala riunioni efficiente e funzionale, il primo quesito da porsi è: come verrà utilizzata?
La sala riunioni potrebbe essere, ad esempio, concepita per uso interno: servirà dunque ad ospitare i meeting dei dipendenti e dei collaboratori interni all’azienda per sviluppare nuovi progetti, fare il punto degli obiettivi da raggiungere e organizzare il lavoro.
Lo spazio, in questo caso, deve essere concepito in maniera tale da:
- favorire la concentrazione e la creatività;
- agevolare il lavoro dei partecipanti, rendendo disponibile tutti gli strumenti necessari nella massima comodità;
- essere distensivo ma, al contempo, energizzante;
- stimolare la discussione e lo scambio di idee;
Un altro caso in cui può essere utilizzata una sala riunioni è quello dell’incontro con i clienti e fornitori.
In questa circostanza, la sala non deve essere solo funzionale, ma deve anche:
- creare un ambiente professionale e accogliente per far sentire le persone a proprio agio;
- essere in grado di comunicare un’immagine della propria impresa, parlare di sé, stupire e trasmettere l’identità dell’azienda.
È fondamentale scegliere uno luogo sufficientemente ampio e ben illuminato per predisporre una sala riunioni.
L’ampiezza della sala deve essere adeguata al numero di persone che andrà ad ospitare, in modo da favorire il movimento di tutti, con particolare riguardo per le persone con disabilità.
Un elemento da valutare è anche la sua posizione. Se possibile, la sala riunioni deve essere in una parte dell’edificio facilmente raggiungibile ma dotata di una sufficiente privacy, lontana dalle zone più affollate, in modo tale da non deconcentrare i partecipanti della riunione.
Come allestire una sala riunioni?
La creazione di una sala riunioni sempre più efficiente è legata a due parole chiave: arredamento e tecnologia.
L’arredamento
Per garantire sicurezza, comodità e ricercatezza è necessario scegliere un arredamento ergonomico per garantire il benessere dei partecipanti.
La sala riunioni va progettata con elementi d’arredo in grado di rispondere alle necessità del corpo, alle esigenze fisiologiche legate a una postura corretta, alla possibilità di muoversi anche quando si è mentalmente concentrati in un’attività.
La seduta. Il primo passo fondamentale è la scelta della seduta. Una sedia ergonomica consente di evitare dolori alla schiena, tensioni al collo e alle spalle, mal di testa. Queste devono essere posizionate in modo da garantire, a tutti i partecipanti della riunione, una buona libertà di movimento.
Il tavolo. Fulcro della sala riunioni, il tavolo va scelto con cura e attenzione. È importante che sia adatto alla grandezza dello spazio in cui sarà inserito ed è fondamentali che i partecipanti abbiano una buona base d’appoggio.
Le piante. Le piante nella sala riunioni aiutano a ravvivare l’ambiente, migliorano l’umore, riducono lo stress e aumentano la produttività. Inoltre, hanno enormi benefici. Esistono, infatti, diverse specie di piante che rilasciano ossigeno purificando l’aria dagli agenti inquinanti.
La tecnologia
Lo scopo della sala riunioni è garantire lo svolgimento di meeting in cui tutti i partecipanti possono interagire con successo. La scelta delle tecnologie è dunque fondamentale per allestire una sala riunione sempre più smart.
Dispositivi per la connettività e la collaborazione. La connettività a livello di architetturale è un requisito essenziale nella progettazione delle sale riunioni. Queste possono trasformarsi in pratiche aree di collaborazione grazie a diversi device che rendono i meeting più agili, semplificando la condivisione delle informazioni tra i partecipanti.
Tecnologie audio. Per la buona riuscita di un meeting è necessario garantire un’alta qualità del suono e l’eliminazione di rumori di sottofondo. Per far ciò bisognerà allestire la sala riunioni con microfoni, altoparlanti ed amplificatori senza mai sottovalutare l’utilizzo di soluzioni fonoassorbenti. Queste, infatti, possono migliorare l’acustica dell’ambiente che spesso può creare riverbero ed ostacolare la corretta comunicazione.
Soluzioni video. In una moderna sala riunione, la scelta di soluzioni video performanti è fondamentale per la buona riuscita di un meeting. È buona norma dotarsi di:
- una videocamera HD con un angolo di ripresa sufficientemente ampio da inquadrare tutti i partecipanti;
- un display o una lavagna interattiva multimediale che permetta al team di condividere documenti, sviluppare idee e lavorare a più mani sullo stesso progetto, anche da remoto.
A chi affidarsi?
Audio, video e infrastrutture informatiche performanti e affidabili sono un requisito essenziale per organizzare riunioni di successo.
IS Copy, grazie alla sua divisione IS Visual, offre soluzioni che uniscono tecnologia all’avanguardia a innovazione e performance elevate.
IS Visual fornisce tecnologie in grado di creare sale riunioni collaborativi e intelligenti, che agevolino una facile interazione tra i partecipanti e permettano di connettere ogni tipo di dispositivo.
Le soluzioni per sale riunioni di IS Visual sono altamente personalizzabili e progettate per offrire esperienze audiovisive senza interruzioni.
Perché scegliere IS Copy?
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